رئيسي آخر كيفية البحث بشكل أكثر ذكاءً في البريد
آخر

كيفية البحث بشكل أكثر ذكاءً في البريد

كيفأجهزة لوحية 13 أبريل 2014 ، 8:00 مساءً بتوقيت المحيط الهادئ الصيفي

[ملاحظة المحرر: هذا المقال مقتطف من تحكم في Apple Mail ، متاح للتنزيل من TidBITS Publishing مقابل 15 دولارًا. الكتاب الإلكتروني المكون من 175 صفحة ، والذي يغطي البريد لكل من Mavericks و iOS 7 ، يتجاوز بكثير البحث في البريد لتوفير الإعداد الأساسي ، والتخصيص ، والاستخدام ، ونصائح استكشاف الأخطاء وإصلاحها ، سواء كنت تستخدم Gmail ، أو iCloud ، أو Exchange ، أو IMAP - أو حسابات متعددة. ]



تعمل ميزة البحث في Spotlight في OS X على فهرسة جميع الرسائل في Apple Mail تلقائيًا للبحث بسرعة فائقة ، ويمكنك البحث عن هذه الرسائل إما داخل البريد أو باستخدام قائمة Spotlight على مستوى النظام.

لكن البريد لا يقتصر على عمليات البحث النصية البسيطة. من خلال نظام مرن لرموز البحث (التي أشرحها بعد قليل) ، وعمليات البحث المنطقية ، وخيارات أخرى ، يمكنك العثور على أي رسالة تقريبًا يمكنك وصفها. يمكنك حتى حفظ البحث عن طريق تحويله إلى صندوق بريد ذكي ، كما أصف في نهاية هذه المقالة.





بحث مقتطفات البريد kissell1

أثناء كتابة مصطلح البحث ، تظهر الاستعلامات المقترحة في قائمة. حدد تحتوي الرسالة (كما هو موضح هنا) ، وسيبحث البريد في محتويات الرسالة لكل ما هو موجود في حقل البحث.

قم بإجراء بحث أساسي

للعثور على رسالة بريد إلكتروني ، ابدأ (اختياريًا) بتحديد صندوق بريد واحد أو أكثر في الشريط الجانبي للبريد لتقييد بحثك على علب البريد هذه. ثم ابدأ في كتابة طلب البحث في حقل البحث في شريط أدوات البريد. (للانتقال مباشرةً إلى حقل البحث ، اضغط على الأوامر - الخيارات - F.) يبدأ البريد في عرض النتائج في قائمة الرسائل على الفور - أحيانًا حتى قبل أن تنتهي من الكتابة.



لإخفاء النتائج والعودة إلى قائمة الرسائل ، انقر فوق الرمز X في مربع البحث.

استخدم الاقتراحات والرموز أثناء كتابتك لمصطلح البحث ، يعرض حقل البحث قائمة منسدلة بالاقتراحات - ليست للرسائل المطابقة ، ولكن للنص أو العناصر الأخرى التي يعتقد البريد أنك قد تبحث عنها. إذا رأيت ما تبحث عنه في القائمة ، فيمكنك توفير القليل من الكتابة عن طريق تحديده ببساطة ، إما عن طريق النقر فوقه أو باستخدام مفاتيح الأسهم لتمييز العنصر ثم الضغط على رجوع.

بحث مقتطفات البريد kissell2

اختر اسم شخص من فئة 'الأشخاص' في قائمة الاقتراحات وسيظهر رمز بحث باسم هذا الشخص.

إذا تجاهلت قائمة الاقتراحات ، أو حددت الخيار الافتراضي في الجزء العلوي (تحتوي الرسالة على :) ، يبحث البريد ببساطة في الرسائل بأكملها (بما في ذلك الرؤوس والبيانات الوصفية) عن هذا النص الحرفي.

إذا لاحظ البريد أن كل ما كتبته هو جزء من اسم أو عنوان بريد إلكتروني أو تاريخ أو موضوع أو رأس رسالة أخرى ، فقد يعرض العنصر الكامل المقابل في القائمة. حدد أحد هذه العناصر (على سبيل المثال ، اسم المرسل) ويقوم البريد بتغليف العنصر في فقاعة رمادية صغيرة. تلك الفقاعة هي أ رمز البحث —وحدة تعمل كمصطلح بحث خاص وقابل للتعديل. تعتبر الرموز رائعة لأنها تجعل البحث أقل عرضة للخطأ ويسهل التلاعب به.

بحث مقتطفات البريد kissell3

تقدم الرموز المميزة المختلفة خيارات مختلفة للسياق.

عندما أقول أن الرمز المميز قابل للتعديل ، أعني أنه يمكنك تغيير سياق بحث البريد عن المصطلح. على سبيل المثال ، عند البحث عن شخص ما ، يمكنك تضييق نطاق البحث ليشمل الرسائل الواردة من هذا الشخص ، أو إلى ذلك الشخص ، أو حيث يتم ذكر اسم الشخص في أي مكان بالرسالة — ما عليك سوى النقر فوق السهم الصغير على الجانب الأيسر من الرمز المميز واختيار السياق المطلوب من القائمة المنبثقة التي تظهر. وبالمثل ، عندما يكون رمز البحث كلمة موضوع ، يمكنك قصر البحث على مواضيع الرسالة فقط.

يمكنك إعادة الرسائل المحذوفة

لا يمكنك إجبار Mail على إنشاء رمز بحث ؛ يمكنك فقط أن تأخذ ما تقدمه. لكن الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني وكلمات الموضوع وتعبيرات معينة شبيهة بالتاريخ (مثل الأمس ومايو 2012) كثيرًا ما تنتج رموزًا.

بحث مقتطفات البريد kissell4

يمكن أن يتضمن البحث رموزًا متعددة ، جنبًا إلى جنب مع نص عشوائي. يبحث البريد فقط عن الرسائل التي تطابق جميع مصطلحات البحث.

أنت أيضًا لست مقيدًا باستخدام رمز مميز واحد فقط. بمجرد اختيار استعلام بحث لتحديده كرمز ، يمكنك إضافة المزيد من الرموز إذا أردت ، ويمكنك أيضًا تضمين نص إضافي غير مميز للبحث عنه. فقط تذكر أن كل ما تدخله في حقل البحث ، يبحث بشكل افتراضي عن الرسائل التي تحتوي على الكل تلك الشروط.

ضبط نطاق البحث إلى جانب تقديم اقتراحات البحث ، يقوم Mail بإجراء تغيير آخر على واجهته عندما تبدأ في كتابة مصطلح بحث. يتغير شريط 'المفضلة' ، الموجود أسفل شريط الأدوات مباشرة ، بشكل طفيف لتوفير عناصر تحكم لتقييد نطاق البحث أو توسيعه (على سبيل المثال ، صندوق بريد واحد فقط أو كافة علب البريد).

الخيارات التي يمكنك تحديدها هي كما يلي:

  • الكل: انقر فوق هذا العنصر ، وسيبحث البريد في الرسائل في جميع صناديق البريد (بما في ذلك الرسائل المرسلة والمسودات) عن النص الذي أدخلته.
  • اسم صندوق البريد : إذا كان لديك صندوق بريد واحد محددًا عند بدء البحث ، فسيظهر اسم صندوق البريد هذا في شريط المفضلة. انقر فوقه لتقييد البحث على صندوق البريد هذا. يمكنك أيضًا تحديد أي صندوق بريد أو صندوق بريد ذكي موجود بالفعل على شريط المفضلة.
  • صناديق البريد المحددة: إذا كان لديك أكثر من صندوق بريد محدد ، فانقر فوق هذا للبحث في جميع (وفقط) صناديق البريد هذه.
  • حفظ: انقر فوق هذا الزر ، الموجود في أقصى يمين شريط المفضلة ، لإنشاء صندوق بريد ذكي (كما هو موضح أدناه).

ابحث عن عبارة

للبحث عن تسلسل دقيق للكلمات ، مثل قميص أخضر غامق ، ضع علامات الاقتباس حول العبارة: 'dark green shirt'. بدون علامات الاقتباس ، يطابق البريد الرسائل التي تحتوي على كل هذه الكلمات الثلاث ، في أي مكان بالرسالة ، على سبيل المثال ، لبس السيد جرين قميصه الأحمر بعد حلول الظلام سوف تتطابق. مع علامات الاقتباس ، فقط عبارة مثل لبس السيد غرين قميصه الأخضر الداكن سوف تتطابق.

استخدم التعبيرات المنطقية

البحث المنطقي هو البحث الذي يستخدم عوامل التشغيل المنطقية AND و OR و NOT ، جنبًا إلى جنب مع الأقواس الاختيارية ، للمساعدة في تضييق النتائج بطرق مختلفة - على سبيل المثال ، الرسائل التي تحتوي على إما جاك أو جيل ، على حد سواء جاك و جيل ، أو جاك لكن لا جيل . يمكن أن يقوم البريد بإجراء عمليات بحث منطقية ، ولكن فقط في محتويات الرسالة ، وليس في الرؤوس (مثل الموضوع ، أو من ، أو التاريخ).

عند استخدام عوامل التشغيل المنطقية ، استخدم دائمًا الأحرف الكبيرة — AND ، OR ، و NOT - لذلك لا يبحث البريد عن الكلمات الفعلية و و أو ، و ليس . يمكنك استخدام علامة الطرح (-) كاختصار لـ AND NOT ، لذلك ، إذا قمت بكتابة Jack -Jill في حقل البحث ، سترى قائمة بجميع الرسائل التي تحتوي على Jack وليس Jill.

بحث مقتطفات البريد kissell5

يتيح لك شريط المفضلة تضييق (أو توسيع) نطاق البحث.

البحث حسب النطاق الزمني

للبحث عن رسائل في نطاق من التواريخ ، أدخل التواريخ باستخدام التنسيق M/D/Y-M/D/Y - على سبيل المثال ، 12/26/11-4/15/12 في الفترة من 26 كانون الأول (ديسمبر) 2011 حتى 15 نيسان (أبريل) 2012. (لا تتوقع ظهور الرموز المميزة هنا ، مع ذلك ، لأن ذلك يحدث فقط للوحدات المشتركة مثل شهر كامل.) يمكنك بالطبع دمج التواريخ مع نصوص أخرى. على سبيل المثال ، 3/1/2012-4/11/2012 backups يعثر على الرسائل المؤرخة بين 3/1/2012 و 4/11/2012 التي تحتوي على الكلمة النسخ الاحتياطية .

ما هي التطبيقات التي يمكنك استخدامها على Apple Watch

ابحث في الرسالة الحالية

إذا كنت تريد أن تجد النص داخل رسالة أو محادثة محددة (على عكس البحث عن الرسائل بأنفسهم) ، يمكنك اختيار تحرير> بحث> بحث (أو الضغط على الأوامر- F) لعرض حقل بحث مضمّن أعلى محتويات الرسالة مباشرةً. أثناء الكتابة في هذا الحقل ، يقوم البريد على الفور بتمييز جميع المصطلحات المطابقة في الرسالة أو المحادثة الحالية. يمكنك استخدام أزرار الأسهم للانتقال من مباراة إلى أخرى ؛ انقر فوق تم لرفض حقل البحث.

لتنفيذ إجراء البحث والاستبدال (وهو أمر ممكن فقط في الرسائل التي تنشئها ، وليس في الرسائل الواردة) ، حدد المربع 'استبدال' بجوار حقل البحث المضمّن لعرض عناصر تحكم إضافية.

اعمل بذكاء مع علب البريد الذكية

تظهر علب البريد الذكية في الشريط الجانبي بجانب صناديق البريد العادية ، ولكنها ليست صناديق بريد فعلية - فهي لا تحتوي على بيانات بحد ذاتها. صندوق البريد الذكي هو بدلاً من ذلك استعلام بحث محفوظ يعرض الرسائل المخزنة في علب بريد أخرى والتي تطابق معايير البحث الخاصة بصندوق البريد الذكي. تقوم بإعداد شروط البحث في صندوق البريد الذكي ، وتحصل على مجلد ديناميكي يعرض دائمًا الرسائل المطابقة لتلك الشروط ، بغض النظر عن المواقع الفعلية للرسائل.

بريد كيسيل مقتطفات smartmailbox

أسهل طريقة لإنشاء صندوق بريد ذكي هي حفظ البحث ، ثم تعديل معايير البحث (إذا كنت ترغب في ذلك) هنا.

قم بإنشاء صندوق بريد ذكي يوفر البريد طريقتين لإنشاء صناديق بريد ذكية. أسهل طريقة هي حفظ البحث ، كما أصف أدناه. ومع ذلك ، يمكنك بدلاً من ذلك البدء في إنشاء صندوق بريد ذكي من البداية عن طريق اختيار Mailbox> New Smart Mailbox ، أو النقر فوق زر الإضافة (+) أسفل الشريط الجانبي للبريد واختيار New Smart Mailbox من القائمة المنبثقة الناتجة.

اتبع هذه الخطوات لإعداد صندوق بريد ذكي:

  1. أدخل نص البحث في حقل البحث أعلى يسار نافذة البريد الرئيسية. استخدم أيًا من معايير البحث المعتادة التي يدعمها البريد باستثناء عوامل التشغيل المنطقية ؛ حدد المكان الذي يجب أن يبحث فيه البريد عن الرسائل المطابقة (في صندوق بريد واحد أو أكثر أو الكل - لسوء الحظ ، لا تعمل صناديق البريد الذكية مع صناديق البريد المحددة المحددة في شريط المفضلة) ؛ واختر أجزاء الرسالة المراد البحث عنها (عنوان معين أو رسالة كاملة).
  2. انقر فوق الزر حفظ على الجانب الأيمن من شريط البحث / المفضلة. يظهر مربع حوار يعرض معايير البحث الخاصة بك في شكل أكثر تنظيماً يمكنك تعديله بشكل أكبر.
  3. أدخل اسمًا لصندوق البريد الذكي (أو احتفظ بالاسم الذي يملأه البريد تلقائيًا).
  4. لإضافة شرط جديد ، انقر فوق زر الإضافة (+) الموجود على يمين الشرط الحالي ثم قم بتكوين الشرط الجديد. على سبيل المثال ، يمكنك ملء أي مما يلي: [From] [Contains] some-email-address أو [Subject] [Begins with] Fwd: أو [Date Received] [Is in the last] 2 [Days] أو [Any Attachment Name] [Ends with] .exe. (لحذف شرط ، انقر فوق زر ناقص (-) بجواره.)
  5. إذا كان صندوق البريد الذكي الخاص بك يحتوي على شرط واحد فقط ، فانتقل إلى الخطوة 6. وإلا ، يجب عليك اختيار أي أو الكل من القائمة المنبثقة التي تطابق بالقرب من أعلى مربع الحوار. أي ، مثل Boolean OR ، يعني أنه إذا تطابق أي من الشروط مع رسالة ، فستظهر الرسالة في النتائج. على سبيل المثال ، لعرض أي رسالة من والدتك أو أخيك أو أختك في صندوق بريد ذكي خاص بالعائلة ، يجب عليك تحديد الشروط الثلاثة المناسبة (مثل [From] [Contains] person’s address ) واختيار أي من القائمة المنبثقة. الجميع ، مثل Boolean AND ، يعمل إذا كنت تريد ظهور الرسائل فقط في حالة استيفاء جميع شروطك. أحد الأمثلة هو عرض رسالة فقط إذا كانت من سمسار البورصة ولم تتم قراءتها وتم استلامها اليوم.
  6. حدد ما إذا كنت تريد أن يقوم صندوق البريد الذكي بسرد الرسائل الموجودة في سلة المهملات أو مجلدات الرسائل المرسلة.
  7. انقر فوق موافق.

يضيف البريد صندوق بريد ذكيًا جديدًا إلى الشريط الجانبي بالاسم والمعايير التي حددتها. إذا قمت بالنقر فوق رمز صندوق البريد هذا ، فيجب أن يعرض في البداية نفس الرسائل تمامًا مثل بحثك. عندما تتلقى وتحذف الرسائل التي تلبي المعايير الخاصة بك ، سيتم تحديث القائمة تلقائيًا لتعكس أحدث الرسائل المطابقة.

اقتراحات صندوق البريد الذكي فيما يلي اقتراحاتي المفضلة لإنشاء علب بريد ذكية:

  • إظهار كافة المراسلات مع شخص معين: اختر أي من القائمة المنبثقة في الأعلى. أضف شرطين ، [From] و [Any Recipient] ، وكلاهما يتضمن عنوان البريد الإلكتروني للشخص الآخر. (لإظهار المحادثات مع أكثر من شخص واحد ، أنشئ مجموعة جهات اتصال جديدة بكل الأسماء التي تريد تضمينها ، وبدلاً من [From] ، اختر [Sender Is a Member of Group] [some-Address-Book-group]. ثم أضف [Any Recipient] شروطًا لكل منها شخص في المجموعة بشكل فردي.) تأكد من الاختيار تضمين الرسائل من المرسلة لذلك يعرض Mail أيضًا أي رسائل أرسلتها إلى هذا الشخص. للحصول على نتائج أفضل ، عند عرض صندوق البريد الذكي هذا ، اختر عرض> تنظيم عن طريق المحادثة لعرض جميع عمليات التبادل في محادثة مترابطة.
  • عرض الرسائل الأخيرة غير المقروءة: إذا كنت تستخدم القواعد لنقل الرسائل إلى صناديق بريد مختلفة ، فقد تستمتع برؤية جميع الرسائل غير المقروءة - أينما كانت - في مكان واحد. إذا كنت ترغب في ذلك ، فقم بقصر صندوق البريد الذكي على الرسائل المستلمة في اليوم الأخير (أو بضعة أيام).
  • تحديد موقع المرفقات في البريد المرسل: إذا كنت ترسل غالبًا صورًا أو مرفقات كبيرة أخرى ، يمكن أن تشغل نسخها في صندوق البريد المرسل مساحة كبيرة ، ومن المحتمل أن يكون لديك النسخ الأصلية في مكان آخر على جهاز Mac. قم بإنشاء صندوق بريد ذكي بشرطين: [Contains Attachments] و [Message is in Mailbox] [Sent]. من وقت لآخر ، تحقق من صندوق البريد هذا ؛ لإزالة المرفقات من هذه الرسائل ، حدد الرسائل واختر رسالة> إزالة المرفقات.
  • ابحث عن أعضاء المجموعة: استخدم [Sender is a Member of Group] خيار للبحث عن رسائل من أشخاص في إحدى مجموعات جهات الاتصال الخاصة بك. ونعم ، يمكنك أيضًا الرجوع إلى المجموعات الذكية التي أنشأتها في تطبيق جهات الاتصال ، بحيث تتعقب محتويات صندوق البريد الذكي التغييرات التلقائية في عضوية المجموعة الذكية مع تغير معلومات جهات الاتصال الخاصة بك.
  • احصل على مرونة أكثر من الكل وأي شيء: إذا كنت تستخدم [Message is in Mailbox] شرط أن تعتمد محتويات صندوق بريد ذكي على صندوق بريد ذكي آخر. يكون هذا مفيدًا عندما يكون لديك مجموعة معقدة جدًا من الشروط بحيث تكون Any and All محدودة للغاية. على سبيل المثال ، قد يكون لديك صندوق بريد ذكي واحد يسرد الرسائل الواردة من أي (أي) من عدة أصدقاء ، وآخر يسرد الرسائل الموجودة في كل من صندوق البريد الذكي الأول و (الكل) التي تم وضع علامة عليها كأولوية عالية.